Business Center Là Gì? Công Việc Của Nhân Viên Business Center Trong Khách Sạn

18/08/2018

Business Center là bộ phận quan trọng trong khách sạn. Tuy nhiên, không quá nhiều người biết về bộ phận này do tính chất công việc là hậu phương của các hoạt động. Nếu bạn đang muốn tham gia vào làm việc trong ngành khách sạn thì việc tìm hiểu Business Center là gì cũng như công việc cụ thể của bộ phận này là như thế nào là rất cần thiết. Vậy nên hôm nay, Hướng Nghiệp Á Âu Đà Nẵng chia sẻ cho bạn cùng rõ về Business Center là gì 

Business Center là gì?

Trong ngành Khách sạn, Business Center được xem như là tổ dịch vụ văn phòng. Đây là bộ phận sẽ đảm nhận và phụ trách những hạng mục công việc liên quan văn phòng của khách sạn như fax, email, giấy tờ.
Bên cạnh đó, Business Center còn tiếp nhận những yêu cầu về thông dịch, phiên dịch cũng như phương tiện vận chuyển cho khách hàng khi sử dụng các dịch vụ lưu trú tại khách sạn. Thông thường, các khách sạn có quy mô từ 4-5 sao mới có tổ dịch vụ văn phòng.

business center la giBusiness Center được xem như một tổ dịch vụ văn phòng trong khách sạn
(Ảnh: Internet)

Công việc của nhân viên Business Center trong khách sạn là gì?

Nhân viên Business Center trong khách sạn sẽ đảm nhận nhiều công việc như sau:

• Giao nhận fax cho khách và nội bộ khách sạn.
• Tiếp nhận và thực hiện yêu cầu sao chép tài liệu phục vụ yêu cầu của khách.
• Tiếp nhận và đáp ứng yêu cầu về phòng họp trực tiếp.
• Tiếp nhận và đáp ứng yêu cầu đăng ký về các loại phương tiện vận chuyển trực tiếp cho khách hàng.
• Tiếp nhận và đáp ứng yêu cầu phiên dịch, thông dịch cho khách.

Quy trình chuyển fax cho khách của Business Center

• Khi nhận fax của khách hàng gửi đến, nhân viên phải đề nghị khách cung cấp và ghi lại số fax và tổng số trang sẽ gửi, sau đó, xác nhận lại với khách.
• Trong trường hợp một bản fax gửi đến hai hoặc nhiều địa chỉ hay từ địa chỉ thứ hai trở đi có gộp thêm tài liệu mới thì nhân viên Business Center phải xác nhận bằng cách viết ra giấy đầy đủ và chi tiết đúng theo yêu cầu của khách.
• Nhân viên phải thông báo giá cước và hỏi hình thức thanh toán trước khi gửi fax cho khách hàng.
• Nếu bản fax của khách quá mỏng hoặc kích thước to hơn khổ giấy thông thường thì phải đề nghị khách sao chụp lại trước khi gửi.
• Ghi đầy đủ họ và tên khách, số buồng đang ở, số fax cần gửi, số trang và ngày giờ gửi fax vào sổ gửi fax.

quy trinh chuyen faxQuy trình chuyển fax có nhiều bước đòi hỏi nhân viên phải cận thận và tỉ mỉ
(Ảnh: Internet)

• Khi máy fax báo tín hiệu tài liệu không chuyển được thì nhanh chóng báo khách xem lại số fax hay cho số mới.
• Nếu máy fax ở đầu kia báo bận thì ngưng gửi và báo khách ít phút sau sẽ gửi lại.
• Khi tài liệu đã gửi xong thì gửi trả lại bản fax cho khách kèm với tờ activity report được in tự động từ máy fax.
• Nếu chuyển xong mà không có sự hiện diện của khách thì cho tài liệu vào phong bì, phía ngoài có ghi rõ họ tên khách, số buồng, số trang rồi chuyển cho nhân viên phụ trách hành lý (bellman) gửi trả vào buồng của khách.
• Ghi vào sổ giao nhận của bộ phận Hỗ trợ khách hàng (Concierge)
• Ghi hóa đơn thanh toán gồm: ngày tháng, họ tên khách, số buồng, loại dịch vụ, số tiền, chữ ký của nhân viên Business Center và xin chữ ký của khách rồi chuyển đến nhân viên thu ngân tại tiền sảnh.
• Khi giao hóa đơn, nhân viên thu ngân phải ký xác nhận trong sổ giao nhận hóa đơn.

Business Center là bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của bất cứ khách sạn nào hiện nay. Nhân viên thuộc bộ phận này đòi hỏi kiến thức và kỹ năng nghiệp vụ để đảm bảo quá trình xử lý công việc văn phòng khách sạn hợp lý, khoa học và chuyên nghiệp. Vì vậy, nếu muốn làm việc ở vị trí này, bạn hãy rèn luyện ngay từ bây giờ.

Đọc thêm bài viết: General Manager Là Gì? Công Việc Của Một General Manager Như Thế Nào?

Đánh giá

100%(1 Bình chọn)


Hướng Nghiệp Á Âu

  • 593 Lê Văn Thọ, P. 14, Q. Gò Vấp

  • 259B Hai Bà Trưng, P.6, Q.3
    Tel: (028) 3820 8788

  • 473 Sư Vạn Hạnh, P.12, Q.10
    Tel: (028) 6290 5588

  • 145 Xuân Hồng, P.12, Q.Tân Bình

  • 27B Đường số 40, P. Tân Tạo, Quận Bình Tân

  • 94 Phan Xích Long, P.3, Q.Bình Thạnh
    (số cũ S54 – S55 Phan Xích Long, gần cuối đường Phan Xích Long giao với Vạn Kiếp)
    Tel: (028) 3517 2308

  • 02 Khu biệt thự Chu Văn An, Đường số 1, P.26, Q.Bình Thạnh
    (từ Chu Văn An rẽ vào Đường số 2, 4, 8 hoặc 12 để đến Đường số 1)
    Tel: (028) 6290 9988 - (028) 6294 8320
    Fax: (028) 6294 8387

  • 29 Cao Bá Nhạ, Phường Nguyễn Cư Trinh, Q.1

  • 304 Điện Biên Phủ, P.Chính Gián, Q.Thanh Khê
    Tel: (0236) 373 9988

  • 150 Lê Văn Hiến, P.Khuê Mỹ, Q.Ngũ Hành Sơn
    Tel: (0236) 395 3988

  • 195 – 197 Xô Viết Nghệ Tĩnh, P.Khuê Trung, Q.Cẩm Lệ
    Tel: (0236) 730 0148

  • 100 Khúc Thừa Dụ, P. Dịch Vọng, Q. Cầu Giấy
    Tel: 1800 6148

  • 49-51, đường A4, Khu đô thị VCN Phước Hải, P. Phước Hải, TP. Nha Trang
    Tel: (0258) 629 9988

  • 55 Trần Quang Khải, P.Thắng Lợi, TP. Buôn Ma Thuột, Tỉnh Đắk Lắk
    Tel: 090 735 9988

  • O13 – O14 Đồng Khởi, P.Tam Hòa, TP. Biên Hòa
    Tel: (0251) 391 4400

  • 59 Lý Thường Kiệt, P.Cẩm Châu, TP.Hội An, Quảng Nam
    Tel: 1800 6148

  • 57 Nguyễn Việt Hồng, P.An Phú, Q. Ninh Kiều, TP. Cần Thơ, Cần Thơ
    Tel: 1800 6148

  • L09-01 Trần Quang Khải, P. An Hòa, TP. Rạch Giá, Tỉnh Kiên Giang
    Tel: 1800 6148

  • 153 Ngô Gia Tự, P. Chánh Nghĩa, TP. Thủ Dầu Một
    Tel: (0274) 388 6148

  • 78 Từ Văn Tư, Phường Phú Trinh, Thành phố Phan Thiết
    Tel: (0252) 730 0085

Thông Tin

 
 

1800 6148